Den Black Friday gewinnt man schon im Oktober

Warum die Abläufe wichtiger sind als Ihr Rabatt.

Warum der Erfolg am Black Friday schon Wochen vor dem Ansturm beginnt – und nicht erst am Wochenende selbst 

Für E-Commerce-Marken in der Schweiz und der DACH-Region haben sich der Black Friday und der Cyber Monday zu den umsatzstärksten Ereignissen des Jahres entwickelt. Doch wenn die Rabatte starten, steht das Ergebnis bereits weitgehend fest. Was Marken, die reibungslos skalieren, von denen unterscheidet, die ins Straucheln geraten, ist nicht die Höhe des Rabatts. Es ist die operative Bereitschaft in den Bereichen Daten, Inhalte, Kundensupport, Marketing und IT-Infrastruktur, die bereits Wochen im Voraus aufgebaut wird. 

Bei CIIB arbeiten wir in dieser Zeit als direkte Erweiterung der internen Teams unserer Kunden. Wir übernehmen die operative Last in fünf Schlüsselbereichen, damit bei Spitzenauslastung nichts zusammenbricht. 

Produktdatenmanagement: Den Katalog richtig aufsetzen 

Bevor eine Werbeaktion online geht, müssen die zugrunde liegenden Produktdaten einwandfrei sein. Unser Produktdatenmanagement-Team (PDM) konzentriert sich darauf, Fehler im Katalog zu beseitigen und Artikel schneller in den Webshop zu bringen. Denn eine Preisabweichung oder ein fehlendes Attribut während einer stark frequentierten Rabattaktion kostet nicht nur einen Verkauf, sondern auch Vertrauen. 

Das bedeutet, Produktvarianten und Aktionspreise zu prüfen, die Synchronisation zwischen ERP und Online-Shop zu verifizieren, um Preisfehler zu vermeiden, sowie Kategorien, Attribute und Tags in den PIM- und ERP-Systemen der Kunden zu bereinigen, damit Produkte über die Suchfunktion und Filter der Website leicht auffindbar bleiben. Fehlen bei wichtigen Produkten technische Spezifikationen, Masse oder Bildmaterial, übernehmen wir die Anreicherung grosser Datenmengen – damit nichts unvollständig live geht. 

Content, SEO & Übersetzung: Sichtbarkeit in Suchmaschinen – und KI 

Um gefunden zu werden, reicht es nicht mehr aus, nur bei Google gut zu ranken. Unser Team für Content, SEO und Übersetzung optimiert Kategorie- und Markenseiten, um Kunden mit unmittelbarer Kaufabsicht anzusprechen, und kümmert sich um mehrsprachige Übersetzungen und Lokalisierungen – Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch – unter strikter Einhaltung des jeweiligen Markentons und der Markenrichtlinien. 

Dies bedeutet zunehmend auch, nicht nur für traditionelle, sondern auch für KI-Suchmaschinen zu optimieren. Generative Engine Optimization (GEO) hat sich vom Experiment zum unverzichtbaren Bestandteil entwickelt. Im Jahresvergleich ist der Web-Traffic, der über KI-Dienste und LLM-basierte Suchtools auf E-Commerce-Websites geleitet wird, um 693 % gestiegen. Dies ist ein Trend, den man nicht aus der Ferne beobachten sollte. Es ist ein direktes Signal dafür, dass Produktbeschreibungen und Kategorieinhalte schon lange vor Oktober für KI-Plattformen strukturiert werden müssen – und nicht erst, nachdem die Indizierungsfristen abgelaufen sind. 

Kundenerlebnis und Backoffice: Skalierung für das 5- bis 10-fache des Volumens 

Das Volumen der Kundensupportanfragen steigt während der Black-Friday-Woche nicht schrittweise an, sondern vervielfacht sich und erreicht oft das Fünf- bis Zehnfache des normalen Niveaus. Unser Team für Kundenerlebnis und Backoffice bereitet sich bereits Monate im Voraus auf diesen Ansturm vor. Die Supportmitarbeiter werden in Bezug auf den Tonfall, die Abläufe und die Systeme der jeweiligen Kunden geschult, sei es Zendesk, Freshdesk oder eine andere Plattform. 

Um in Spitzenzeiten – etwa bei Lieferverzögerungen, Lagerbeständen oder Problemen mit Aktionscodes – schnell reagieren zu können, ohne Abstriche bei der Qualität zu machen, erstellen wir im Voraus Antwortvorlagen und Makros für die häufigsten Fragen, die über Chat, E-Mail und Telefon hereinströmen. Im Backoffice organisieren wir Teams für eine schnelle Auftragsabwicklung, Zahlungsüberprüfung und Bestandsaktualisierung, um Versandverzögerungen zu vermeiden. Wo es sinnvoll ist, setzen wir Automatisierung ein, um sich wiederholende Aufgaben zu übernehmen – nicht, um guten Service zu ersetzen, sondern um dem Team Zeit für Interaktionen zu verschaffen, die wirklich einen Menschen erfordern. Typische Kandidaten für die Automatisierung sind beispielsweise die Abfrage des Bestellstatus, Anweisungen zur Rücksendung und Benachrichtigungen über die Wiederverfügbarkeit von Artikeln, also genau jene Fragen, die am häufigsten gestellt werden und bei denen eine vollständig manuelle Beantwortung am wenigsten sinnvoll ist. 

Digitales Marketing: Kampagnen bereit, bevor der Countdown beginnt 

Die Leistung von Anzeigen während der Black-Friday-Woche hängt von einer frühzeitigen Vorbereitung ab. Unsere Unterstützung im Bereich des digitalen Marketings umfasst die Vorbereitung und Überprüfung von Anzeigenbildern und -texten bei Meta und Google, die Planung von Kampagnen sowie die Durchführung von Vorabprüfungen, um Anzeigenverbote genau dann zu vermeiden, wenn der Traffic (und die Ausgaben) am höchsten sind. Ausserdem testen wir im Vorfeld die Einstellungen für das Conversion-Tracking und die Analysen, damit unsere Kunden während des gesamten Aktionszeitraums über genaue ROI-Daten verfügen und nicht erst im Nachhinein feststellen müssen, dass Lücken im Tracking bestehen. 

IT-Fernsupport: Damit jedes System vernetzt bleibt 

All dies ist bedeutungslos, wenn die zugrunde liegenden Systeme instabil sind. Unser IT-Fernsupport stellt sicher, dass der Support der Stufen I und II bereit ist, schnell auf interne Anfragen und technische Probleme in den Kundenteams zu reagieren, wenn es darauf ankommt. Ausserdem überwachen wir die Integrationen zwischen PIM, ERP, dem Webshop und den Marketing-Tools und erkennen Synchronisationsprobleme, bevor diese in Spitzenzeiten zu Störungen führen. 

Der Wert eines externen operativen Teams 

Die Vorbereitung auf den Black Friday bedeutet nicht zwangsläufig, dass Ihr internes Team über seine Grenzen hinaus belastet wird. CIIB fungiert als direkte Erweiterung der Teams unserer Kunden. Wir übernehmen operative Aufgaben in den Bereichen Datenmanagement, Content, mehrsprachiger Kundensupport und digitales Marketing. So können Marken gut vorbereitet in die Hochsaison starten, ohne bis an ihre Grenzen beansprucht zu werden. 

Sichern Sie sich jetzt diese Kapazitäten. Wer bis zum letzten Countdown wartet, muss genau in dem Moment um Unterstützung, Ressourcen und Aufmerksamkeit konkurrieren, in dem auch alle anderen diese benötigen. 

Sind Sie bereit für Wachstum ohne Überlastung? Lassen Sie uns darüber sprechen, wie Sie Ihren Shop auf die Black-Friday-Woche vorbereiten können.